С любым МФУ поставляется комплект ПО. Насколько он велик, зависит от производителя и положения модели в линейке. Функции, которые осуществляет RIP при помощи предлагаемого ПО, могут быть следующими: персонализация (подстройка под разных пользователей или группы пользователей), цветокалибровка, просмотр и редактирование документов перед печатью, редактирование библиотеки цветов, удалённое сканирование, подгонка изображения под страницу и др.
Отдельный вопрос — цветокалибровка. Все офисные МФУ имеют «зашитую» во внутренний контроллер печати функцию калибровки. Выполняется она у самых простых аппаратов выводом на печать тестовой таблицы и визуальной оценки «правильности» передачи цветов. Если пользователь считает, что какой-то цвет нуждается в коррекции, он даёт МФУ соответствующую команду. Автоматическая калибровка — процесс гораздо менее субъективный (если исключить некую гипотетическую вероятность сбоя настроек и ошибки). После вывода тестовой таблицы аппарат должен её отсканировать и, сравнивая с заложенными в нём параметрами, при необходимости подкорректировать цвета. МФУ, «умеющие» самокалиброваться таким образом, допускают и пользовательскую калибровку, основанную на субъективной оценке таблицы; это своего рода подстраховка, временная мера на случай сбоя в настройках МФУ. У аппаратов, которые можно отнести к ЦПМ, гораздо более широкий спектр настроек цвета — здесь и редактирование кривых, и построение профилей для различных устройств, и другие возможности, не востребованные в офисной печати, но полезные в оперативной полиграфии.
Интерфейс МФУ — орган управления, при помощи которого аппарат управляется и «общается» с пользователем. Удобство сенсорной панели давно оценено людьми, работающими на принтерах-копирах. Подавляющее большинство современных цветных моделей оснащено цветными сенсорными панелями, а поставляемые на российский рынок — русифицированным интерфейсом. Есть и новые веяния, коснувшиеся этой части МФУ, например, Canon предложила технологию MEAP «приготовления» собственного интерфейса, параметры которого задаются на распространённом языке JAVA. Можно полностью перестроить «под себя» интерфейс своего МФУ и получить более удобный удаленный доступ к его возможностям и данным о настройках.